Nel contesto attuale, il mondo del lavoro è caratterizzato da una crescente incertezza, che richiede sia ai lavoratori che alle aziende una maggiore flessibilità e capacità di adattamento. Il lavoratore moderno può essere paragonato a un viaggiatore che attraversa molteplici realtà professionali nel corso della propria carriera, contribuendo con il proprio talento e arricchendosi a ogni tappa di nuove esperienze e competenze.
Le aziende che si distinguono sono infatti quelle che, riconoscendo questa realtà, riescono a essere una tappa professionale di qualità, offrendo un’esperienza positiva dall’inizio alla fine.
Un esempio di innovazione in questo senso è rappresentato dagli approcci all’offboarding implementati da aziende come Boston Consulting Group, Microsoft e Deloitte. Queste realtà considerano i dipendenti in uscita in modo simile a come le università gestiscono i loro laureati, offrendo supporto nella fase di transizione e mantenendo vivo il rapporto attraverso programmi dedicati agli ex “alunni” (Dachner, A. M. & Makarius, E., 2021).
Tali iniziative si concretizzano tramite l’uso di canali digitali, come social media, portali web e newsletter, che consentono agli ex dipendenti di restare connessi all’organizzazione, strumenti che non solo celebrano i successi dei dipendenti attuali ma anche degli “ex alunni”, promuovendo alcuni eventi aziendali, rivolti anche anche alle ex risorse.
Le direzioni HR non dovrebbero pertanto focalizzarsi unicamente sulle strategie di onboarding: in un contesto in cui le dimissioni volontarie sono sempre più frequenti, l’off-boarding, deve assumere sempre più un’importanza pari a quella delle fasi di attraction e accoglienza.
Ricordando la “regola del picco e della fine”, teorizzata dal celebre scienziato comportamentale Daniel Kahneman (1993), che dimostra che le persone valutano un’esperienza basandosi principalmente su come si sono sentite nel suo momento più intenso (il picco) e nella sua fase conclusiva, piuttosto che su una visione complessiva dell’intero percorso, appare chiaro che un colloquio di uscita ben condotto può risolvere eventuali incomprensioni e sanare rapporti deteriorati, contribuendo a lasciare un’impressione positiva e duratura.
I dipendenti in uscita sono a tutti gli effetti ambasciatori del nostro brand aziendale. Pertanto, un solido processo di offboarding non solo migliora la competitività aziendale, ma rafforza anche il legame emotivo con il brand, mantenendo elevata la reputazione dell’impresa.
È, inoltre, bene considerare che i dipendenti in uscita, soprattutto se insoddisfatti o in conflitto con l’azienda, possono rappresentare una minaccia per la sicurezza digitale dell’organizzazione. Diversi studi evidenziano come questi comportamenti siano più frequenti in settori sensibili come quello tecnologico, finanziario, gestionale e di consulenza. Ciò che nel mondo fisico potrebbe essere interpretato come un atto di ribellione, nel mondo digitale può facilmente trasformarsi in un reato.
In particolare, quando si tratta di licenziamenti, il dipartimento di sicurezza informatica deve avere un ruolo centrale all’interno del processo di off-boarding. Le misure adottate devono andare oltre il semplice ritiro delle tessere d’accesso, dei dispositivi aziendali o la disattivazione dell’e-mail. È essenziale negare l’accesso a tutte le piattaforme di messaggistica, agli strumenti online, ai servizi cloud e alle reti aziendali. Queste azioni devono essere incluse in una lista di controllo dettagliata per garantire un offboarding sicuro e completo.
In conclusione, le principali fasi di un offboarding strategico possono essere sintetizzate come segue:
- Intervista di uscita: Questo momento è fondamentale per raccogliere dati utili alle statistiche aziendali e per migliorare la brand reputation.
- Comunicazione interna: Una comunicazione chiara e tempestiva sul trasferimento del dipendente è essenziale per informare il team su eventuali riorganizzazioni.
- Passaggio di consegne: Garantire una transizione ordinata è cruciale.
- Restituzione delle attrezzature e chiusura dei conti: È importante dedicare il giusto tempo a queste operazioni, con una lista chiara delle attrezzature da restituire (hardware, badge, chiavi, ecc.), oltre a pianificare la disattivazione degli accessi ai sistemi aziendali (e-mail, reti, server, software).
- Obbligazioni legali: Assicurare il rispetto delle normative è necessario per garantire una transizione serena per il collaboratore in uscita.
- Incontro di commiato: Questo evento conclusivo offre l’opportunità di ringraziare formalmente il collaboratore in uscita e di celebrare la collaborazione in modo informale e conviviale. Serve inoltre a creare un primo legame con l’ex risorsa.
- Mantenere i contatti: È fondamentale continuare a coltivare i rapporti con i collaboratori in uscita, assicurandosi che diffondano un’immagine positiva dell’azienda. Un dipendente talentuoso “boomerang” può rappresentare un grande vantaggio da considerare in ottica di un offboarding di successo!
