La gestione dei dati personali nel settore delle Risorse Umane è cruciale per la conformità alla nuova Legge sulla Protezione dei Dati (nLPD).
Ecco i principali punti a cui prestare attenzione, applicando un approccio pragmatico:
- Gestione dei candidati: Predisporre un’informativa e un processo aziendale per la raccolta, conservazione e accesso ai dati.
- Onboarding dei dipendenti: Fornire un’informativa chiara sulla raccolta, utilizzo e conservazione dei dati.
- Consenso informato: Raccogliere il consenso per la gestione di foto/video o dati sensibili.
- Minimizzazione dei dati: Raccogliere solo i dati strettamente necessari.
- Revisione e pulizia dei database: Pianificare verifiche periodiche per eliminare o anonimizzare i dati non più necessari.
- Diritti degli interessati: Implementare processi per gestire richieste di accesso, rettifica e cancellazione.
- Portabilità dei dati: Garantire la portabilità quando richiesto.
- Sicurezza dei dati: Adottare misure tecniche e organizzative adeguate.
- Formazione del personale HR sulle best practice di sicurezza.
- Valutazioni d’impatto: Verificare i processi HR per identificare trattamenti ad alto rischio.
- Gestione dei fornitori HR: Rivedere contratti e implementare processi di due diligence.
- Politiche di conservazione dei dati: Definire regole chiare e implementare processi di cancellazione.
- Documentazione e accountability: Mantenere aggiornati i registri delle attività di trattamento.
- Gestione delle violazioni: Sviluppare procedure per segnalazione e gestione.
L’adozione di un approccio proattivo alla conformità non solo evita sanzioni potenziali, ma può diventare un vantaggio competitivo nel mercato del lavoro.
In conclusione, l’applicazione della nLPD nel settore HR richiede un cambiamento di mentalità e pratiche, portando a un ambiente di lavoro più trasparente, sicuro e rispettoso della privacy.
“Privacy nelle HR: da obbligo legale a vantaggio strategico – Proteggere i dati, valorizzare le persone.”
