I dati personali trattati all’interno di un’azienda non sono solo semplici informazioni: rappresentano risorse strategiche di grande valore. Una loro corretta gestione non è solo un obbligo legale, ma anche un indicatore di professionalità e attenzione verso la sicurezza. In questo contesto emerge una figura chiave, spesso trascurata: l’autorizzato al trattamento.
Ma chi sono queste figure e perché è necessario definire chiaramente il loro ruolo?
Gli autorizzati al trattamento sono quelle persone, all’interno dell’azienda, che accedono e gestiscono dati personali nell’esercizio delle loro funzioni quotidiane. In poche parole: quasi tutti i dipendenti.
Definire in modo chiaro i ruoli e le responsabilità nella gestione dei dati non solo è essenziale per rispettare la LPD, ma è anche un elemento fondamentale per prevenire incidenti di sicurezza.
Immaginiamo per un attimo che in azienda chiunque possa accedere a qualsiasi dato personale: sarebbe il caos!
Cosa comporta una gestione efficace?
La formalizzazione degli incarichi
Il primo passo per una corretta gestione degli autorizzati è definirli formalmente. Come? Facendo sottoscrivere a tutti i dipendenti che trattano dati personali delle lettere d’incarico. Queste lettere dovrebbero fornire:
- Indicazioni sui dati personali che i dipendenti possono trattare;
- Modalità di trattamento consentite;
- Misure di sicurezza applicate.
Pro-tip: tenete un elenco aggiornato di tutte le persone che hanno sottoscritto la nomina. È un ottimo modo per dimostrare la vostra conformità in caso di controlli! da parte dell’Incaricato Federale.
La formazione continua
Nominare gli autorizzati è solo l’inizio. La vera sfida? Garantire che siano sempre aggiornati e consapevoli delle nuove minacce. Ecco alcune idee:
- Prevedere una formazione annuale sulla protezione dei dati;
- Verificare le conoscenze acquisite e valutare la necessità di ulteriori sessioni formative;
- Inviare comunicazioni periodiche con aggiornamenti e best practice.
Ricordate: una delle cause principali dei data breach sono gli errori umani. Formare i propri dipendenti aiuta a prevenirli.
La gestione degli accessi
Una corretta gestione degli accessi riduce la possibilità che soggetti non autorizzati possano entrare in contatto con dati personali non di loro competenza, evitando quindi che vengano accidentalmente persi o modificati.
Ecco alcuni consigli:
- Implementate un sistema di accessi basato sui ruoli;
- Utilizzate l’autenticazione a due fattori;
- Revisionate periodicamente i privilegi di accesso (almeno ogni 6 mesi), verificando di aver codificato un doppio controllo da parte delle funzioni aziendali maggiormente coinvolte nella loro gestione (es. HR e IT).
Attenzione: per una corretta gestione degli accessi è fondamentale tenerli monitorati, al fine di identificare eventuali anomalie.
Gestire efficacemente i ruoli all’interno della propria azienda non solo aiuta a prevenire i rischi normativi e quelli legati alla sicurezza delle informazioni, ma riflette anche un forte impegno verso la tutela della privacy delle persone.
